Chốt sổ Bảo Hiểm Xã Hội là một trong những trách nhiệm của doanh nghiệp khi người lao động nghỉ việc. Nhưng việc chốt sổ như thế nào, cần chuẩn bị những hồ sơ gì? Những câu hỏi thường gặp về thủ tục chốt sổ đều được tổng hợp trong bài viết “Hồ sơ và thủ tục chốt sổ Bảo Hiểm Xã Hội và những lưu ý bạn cần biết” dưới đây.
Luật Sư Tư Vấn Luật Bảo Hiểm Xã Hội (24/7) Gọi Số: 0339.046.468
TRÁCH NHIỆM CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐƯỢC QUY ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cũng như những giấy tờ khác của người lao động
Cũng theo quy định tại Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Có thể thấy, người lao động không được tự ý chốt sổ Bảo Hiểm Xã Hội mà sẽ do doanh nghiệp nơi người lao động thực hiện.
Nếu người sử dụng lao động cố tình trốn tránh hoặc không thực hiện trách nhiệm này thì người lao động có thể liên hệ trực tiếp với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ.
Luật Sư Tư Vấn Luật Bảo Hiểm Xã Hội (24/7) Gọi Số: 0339.046.468
HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ ĐỂ CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo Hiểm Xã Hội, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
Danh sách lao động tham gia Bảo Hiểm Xã Hội, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
Sổ Bảo Hiểm Xã Hội (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ Bảo Hiểm Xã Hội (sổ mẫu mới, 01 tờ
Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)
01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS
Hướng dẫn làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội:
Doanh nghiệp sẽ cần hoàn thành những loại giấy tờ sau:
Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội (BHXH);
Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (số lượng 1 bản);
Các tờ rời của sổ (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần);
Sau khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp sẽ đem nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội mà công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ này sẽ không thể nộp online, bởi hồ sơ chốt sổ phải có sổ Bảo Hiểm Xã Hội và tờ rời kèm theo (nếu có) để thực hiện thủ tục.
Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội sẽ gửi trả lại sổ Bảo Hiểm Xã Hội cùng tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.
Luật Sư Tư Vấn Luật Bảo Hiểm Xã Hội (24/7) Gọi Số: 0339.046.468
THỜI GIAN ĐỂ THỦ TỤC CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
Theo quy định tạiKhoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 :
”Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
NHỮNG LƯU Ý BẠN CẦN BIẾT KHI LÀM THỦ TỤC CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Trước khi báo chốt sổ Bảo Hiểm Xã Hội thì doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động. Khi hoàn thành phần hồ sơ, doanh nghiệp sẽ đem nộp hồ sơ qua mạng tại địa chỉ https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn qua qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp trong thời hạn tối đa 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan này sẽ giải quyết hồ sơ cho bạn.
Khi NLĐ thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội (chậm nhất là 30 ngày). Nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của Bảo Hiểm Xã Hội.
Nếu thực hiện đồng thời báo giảm và báo chốt cho người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán tất cả tiền đóng Bảo Hiểm Xã Hội.
Trong quá trình đợi giải quyết chốt sổ hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng Bảo Hiểm Xã Hội cho NLĐ. Nếu không, quy trình sẽ dừng lại. BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia Bảo Hiểm Xã Hội tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ, cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.
Luật Sư Tư Vấn Luật Bảo Hiểm Xã Hội (24/7) Gọi Số: 0339.046.468
2. Thủ tục cấp lại sổ BHXH do bị mất quy định thế nào?
Câu hỏi: Chào luật sư, Tôi bị mất sổ bảo hiểm xã hội trong quá trình chuyển nhà, nay tôi muốn làm thủ tục cấp lại sổ BHXH, mong luật sư tư vấn giúp tôi thủ tục và quy định cấp lại sổ bảo hiểm xã hội thế nào? Xin hỏi thêm công ty có dịch vụ xin cấp lại sổ BHXH nhanh không? Nếu có xin vui lòng cung cấp thêm giúp tôi thông tin về dịch vụ và chi phí. Xin cảm ơn.
Trả lời: Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi đề nghị tư vấn đến Công ty Luật chúng tôi, trường hợp của bạn chúng tôi tư vấn như sau:
2.1 – Thẩm quyền cấp lại sổ BHXH
Theo quy định thì thẩm quyền cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do người sử dụng lao động làm mất hoặc hỏng thuộc về cơ quan BHXH nơi đóng BHXH, công ty chúng tôi hiện nay chưa có dịch vụ nhanh chóng để cấp sổ BHXH.
Bạn phải làm đơn đề nghị cấp lại sổ theo mẫu số 06/SBH, nêu rõ lý do bị mất và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chưa hưởng chế độ bảo hiểm xã hội một lần.
2.2 – Hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH gồm các giấy tờ sau đây:
– Đơn trình báo mất sổ BHXH có xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra vụ việc hoặc chính quyền địa phương nơi cứ trú
– Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (theo mấu số 06/SBH) có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú
– Giấy xác nhận quá trình đóng BHXH của cơ quan BHXH liên quan
– Giấy xác nhận chưa được giải quyết trợ cấp 1 lần tại cơ quan BHXH địa phương nơi cư trú
– Tờ khai cấp sổ ( nếu đã bị mất thì phải liên hệ đơn vị cũ hoặc cơ quan BHXH nơi cấp sổ để sao y)
– Bản sao chứng minh thư nhân dân (có chứng thực)
2.3 – Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Để thực hiện thủ tục, bạn nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang đóng BHXH (đối với trường hợp đang đóng BHXH tự nguyện) hoặc cơ quan BHXH nơi đóng BHXH cuối cùng trước khi dừng tham gia.
Cơ quan BHXH thực hiện đối chiếu hồ sơ cấp lại đối với hồ sơ và dữ liệu do cơ quan BHXH quản lý, nếu đủ diều kiện và xác định người bị mất sổ BHXH chưa hưởng trợ cấp 01 lần thì thực hiện cấp lại sổ BHXH.
Thời hạn giải quyết không quá 45 ngày kể từ ngày bạn nộp đủ hồ sơ xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định cho cơ quan BHXH.
Luật Sư Tư Vấn Luật Bảo Hiểm Xã Hội (24/7) Gọi Số: 0339.046.468
3. Có được chốt sổ BHXH đến thời điểm công ty đóng đủ BHXH?
Câu hỏi: Tôi làm việc tại 1 cty từ năm 2000 đến nay. cty mới đóng BHXH… đến 6/2012. từ đó đến nay do không có việc nên cty không đóng và bị nợ đọng rất lớn và hầu như chắc chắn không có khả năng đóng BHXH. Kính mong Luật sư tư vấn cho tôi biết: Nếu bây giờ ( 2017) tôi xin chấm dứt HĐLĐ tại cty này để đến ký HĐLĐ với cty mới thì tôi có thể cầm sổ BHXH đã được chốt đến tháng 6/2012 đến khai báo để đóng BHXH ở cty mới được không? ( Cty mới và công ty cũ khác Tỉnh). Kính Thư!
Luật sư tư vấn: Đối với yêu cầu hỗ trợ của bạn chúng tôi đã tư vấn một số trường hợp tương tự qua bài viết sau đây:
>> Chốt sổ bảo hiểm khi Công ty đang nợ tiền bảo hiểm.
Căn cứ theo quy định tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH:
“3.2. Đối với đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH”.
Như vậy, đối với trường hợp công ty nợ tiền BHXH thì khi người lao động nghỉ việc, công ty có thể xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH (tháng 6/2012). Anh/chị có thể nhận được sổ BHXH đã được chốt đến 6/2012 và tiếp tục tham gia BHXH ở công ty mới. Sau khi cơ quan BHXH thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
Bạn tham khảo để giải đáp thắc mắc của mình!
TÓM LẠI VẤN ĐỀ “HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC CHỐT SỔ BHXH VÀ NHỮNG LƯU Ý BẠN CẦN BIẾT”
Trên đây là những thông tin bạn cần biết về thủ tục chốt sổ Bảo Hiểm Xã Hội, cần chuẩn bị những hồ sơ như thế nào. Bao gồm cả những lưu ý bạn cần nắm để thực hiện chốt sổ. Hi vọng bài viết đã mang đến cho bạn đọc những thông tin thiết thực nhất.
Luật Sư Tư Vấn Luật Bảo Hiểm Xã Hội (24/7) Gọi Số: 0339.046.468
